财务共享（财务共享机器人）

在建设财务系统时，通常来说费用管理是整个系统最基础也是比较重要的部分，但同时也是比较困难的部分，如果项目实施很好，可以提升整个企业的管理水平，节约企业的管理成本，提升风险控制水平，但是如果实施不好，则会加重整个企业的负担，特别是财务部门的负担，增加财务部门的工作量。

随着信息技术的发展，目前可以提供费控管理产品的公司越来越多，除了传统的财务软件厂商，如金蝶、用友外，很多互联网公司推出了费用报销的产品，目前市面上还有专做做共享财务的公司，比如中兴新云，不同类型的公司有不同的特色，因此在选择软件厂商时，需要结合公司自身的实际情况，选择适合自己的厂商，根据我工作经验和对厂商的研究分析，我总结了不同厂商的产品的特点，供大家参考，也欢迎大家留言进行讨论。

• 传统财务软件厂商

传统的财务软件厂商，比如用友、金蝶、国外的SAP等，这些公司的产品，属于ERP产品，费用报销只是整个产品中的一个模块，有着比较明显的优缺点。

1. 优点

由于这些公司产品线丰富，涵盖了与财务相关功能模块，因此可以根据企业的业务需要提供一整套的解决方案，比如与预算、应收应付、固定资产、合同、报表等模块进行无缝集成，产品之间无需单独进行接口开发，各个功能模块之间根据业务需要可以配置业务流程，并可进行穿透式的查询，比如可以通过科目余额表联查凭证、凭证联查报销单据，方便进行整个流程追溯。

传统软件厂商在财务领域有着多年的深耕，产品融合不同企业的管理思想，系统更成熟、稳定。

由于整个产品整体部署，进行账务查询时，无需进行不同系统间的切换，方便快捷，基础数据、人员权限可以进行统一管理，减少维护时间成本。

1. 缺点

传统财务软件公司的产品是通过不断迭代发展而来的，产品的底层架构大多都是比较老的技术，因此很多产品的架构相对互联网公司来说，不是那么先进，缺少一些互联网的特性，感觉比较笨重，使用时需要安装一些插件，较为麻烦。

• 新型互联网费控厂商

随着最近几年互联网的发展浪潮，孵化和产生很大一批针对费用报销的互联网公司，比如“易报账”、“简约费控”等互联网公司，这些公司的产品也有着明显优缺点。

1. 优点

专注于费用报销，可以为为企业提供移动报销、聚合消费、全程费控、发票管理等一站式解决方案，由于是互联网公司，产品研发没有历史包袱，都是基于最新技术研发，具有鲜明的互联网特性，产品轻量化，使用无需安装插件，由于专注费用管理，页面简洁、整个体验很友好。

1. 缺点

由于只专注与费用报销，因此产品单一，与企业的财务系统需要进行接口开发，

费用报销对于整个财务部门来说，只是其中的一部分工作，费用报销产品独立于财务系统，需要在不同的系统直接来回切换，也不便于账务的直接追溯，穿透式查询，很多基础数据需要在不同的系统之间进行维护，也增加了维护成本。

系统接口越多，稳定性就越低，风险也会同时增加，同时由于是互联网公司，公司成立时间较短，产品讲究快速迭代，产品不够稳定，另外能否在激烈的竞争中存活下来，也存在很多不确定性。

综上所述，在选择财务软件时，需要根据自身的特点，选择不同的厂商，通常来说，如果本身企业是传统公司，分子公司较多，业务比较复杂，建议还是选择传统的财务软件厂商，他们 可以提供一整套的财务解决方案，系统也比较稳定，

如果企业本身是新型公司，业务比较单一，公司规模较小，可以选择互联网公司的费用报销产品，

二、费用管理建设模式

纵观工业革命发展史，从第一次的工业革命蒸汽机的应用，到二次工业革命电力的应用，再到第三次科技革命电子信息技术飞速发展。就像工业革命样，费用报销随着信息技术的发展也经历着各种模式变化。下面将简要谈谈费用报销所经历的各种阶段。

• 第一阶段：单纯手工表单报销

在过去还没有计算机的时候，人们的报销很简单，立个字据，按个手印或者画个押，就可直接找账房先生报销。在账房先生这里审核字据通过之后就直接付钱了，最后把账款和字据记录在账薄里。时间一久或遇到潮湿天气，纸质就会泛黄，字迹会变得不清晰，账目名录也就看不到了。

• 第二阶段：手工+电脑

回到现代计算机技术得到推广应用，但软件技术还没兴起的这个时候。企业员工报销首先得手工填好报销单据，再找领导签字，领导签完字后再找财务人员审核，财务人员审核支付后便将所进行的报销活动记录在电脑里，这样就防止了账目名录的损坏和丢失，方便以后核算查账。但是如果报销人在外地分公司。如果想报销，那他岂不得为了报销回到公司总部？所以这就引出费用报销第三个阶段。

• 第三阶段：网上费用报销系统

当软件厂商认识到上面费用报销的这样的一个需求后，便开发出相应的费用报销系统来满足企业人员报销需要。员工根据提供帐号密码登录特定网站，进行报销活动。同样的领导也可直接通过手机或者电脑实现线上移动审批，财务进行线上审核支付。报销费用和科目自动进入系统，并生成相应的会计凭证。借助软件技术，费用报销变得更加有效率。

目前大多数的企业都处在这个阶段，但也有很多企业还处在第二个阶段，因为部分公司的领导不愿意登陆电脑进行审批，只愿意签纸质的审批文件，待纸质签完后后，在由公司的综合岗或者财务岗登陆财务系统录入报销单。

• 第四阶段：财务共享下的费用报销

随着云计算和大数据的快速发展，财务共享服务有了更先进的技术支撑。在“金税三期”、“电子发票”等政策影响下，以“共享经济”为理念的财税改革，促使越来越多的企业开始采用财务共享服务模式。目前，新型财务共享服务已成为财务管理模式的大势所趋和转型的必然途径。

财务共享服务，是指将财务管理工作中的财务核算、资金管理等集中管理，实现财务核算与财务结算的流程化与规模化，从而提高财务管理效率，降低企业成本，被视为财务的“工业化革命”，是财务不断标准化、专业化、流程化、信息化和智能化的过程。它与财务单纯的集中核算有着本质的区别，财务共享中心涉及到各项业务流程的再造优化，而集中核算仅仅只是把子公司的核算人员集中起来办公处理核算业务，从发展路径来看，财务集中核算为财务共享中心奠定了坚实的基础。

常见的财务共享服务中心通常设立在集团财务部，承担了企业或集团内部大多数分子公司、分支机构的财务基础业务，业务范围集中于发生频繁且易标准化的财务核算流程，包括费用报销、采购到付款、订单到收款、存货到成本、固定资产核算、总账到报表、会计档案管理，以及资金结算、发票管理、纳税申报等财务流程，在此基础上逐步从核算共享向资金共享、税务共享一体化方向发展。财务共享服务的业务标准化程度高、运营管理体系规范，期望能够让财务从事更高价值的工作，让财务掌握数据分析能力，为企业带来更高的价值。

三、财务共享下的系统建设

共享运营中心

1. 支持按地域、职能组织设立多层次财务共享服务中心。

2. 支持个性化定制财务共享服务流程定义。

3. 支持分支机构财务共享服务委托业务设置。

4. 支持财务共享服务中心管理者任务强制分配、流程挂起等功能。

派单与抢单

1. 支持按地域、职能组织关系、单据类型等多维度的派单和抢单规则。

2. 支持默认自动或手工指定派单规则配置。

3. 支持按公司总部、分子公司独立配置派单规则配置。

费用报销

1、实现全员报账，全行人员统一入口登录，按不同权限获得相对应的系统功能，实现移动报销功能。

2、支持直接费用的分割，建立报销事项与业务的关联自动生成账务分录。

3、接入商旅平台为业务人员提供便捷、高效的业务支出-财务报销一站式服务,提升用户满意度。

4、优化审批流程，实现财权和事权相结合的审批方式，并支持移动审批功能。

5、财务报销事项的全面梳理，精细化，财务报销单据的全面改造。

6、实现应收应付款的自动核销处理和账龄的计算。

7、支撑费用报账标准化建设和精细化费用管理

• 费用项目精细化设计

• 费用报销处理流程标准化

• 报销标准、借款控制、预提摊销等

8、实现报销付款结算集中统一支付，对公司内部员工、客户和外部客户报销统一支付。

费用预算

1、事前预算控制实现刚性与弹性相结合、项目与总额相结合、多层级、多维度的灵活控制。

2、分角色实现实时掌握预算的使用情况和余额情况。

3、支持预算数据导入功能。

合同管理

1、实现收、付款合同付款信息，实现合同请款、付款计划管理，满足合同付款与实际付款的自动比对。

2、实现采购需求与费用预算的关联控制和释放。

3、与固定管理系统对接，实现报销单与财务固定资产卡片的集成应用，确保资产采购合同与固定资产卡片数据一致性。

4、实现付款类合同实时控制报销单超额付款。

5、合同台账查询，主要查看合同执行金额、剩余可用金额。

移动报账

1、移动报账主要是通过手机APP实现移动填报和移动审批功能。

2、财务共享服务系统的移动报账应用包括移动填报、移动审批、公告消息等功能，不但可能实现手机审批，还可以实现手机填写报账单据并与影像系统集成等应用。

移动影像

1. 支持移动端在线、离线影像采集。

2. 支持移动端发票OCR识别，并将识别结果回传报销单。

3. 支持离线影像采集存储。

4. 支持个人票夹管理。

进项发票管理

1. 进项发票台账明细查询与统计。

2. 进项发票台账对比处理功能，并认证、对比状态与报销单发票信息实时更新。

3. 进项发票台账与增值税系统数据对接。

发票管理平台

1. 支持报销单发票基本信息采集，如发票号、发票代码、开票日期、商品服务名称、不含税金额、税率、价税合计以及销货方基本信息等发票数据采集。

2. 支持增值税普通发票、电子发票实时发票真伪查验功能，验证失败不允许报账。

3. 支持增值税专用发票在线实时查验、在线实时发票数据下载、发票认证功能并形成进项发票台账，为增值税管理系统供数。

4. 支持外围扫描设备发票二维码扫描识别功能。

5. 支持增值税专用发票纸质OCR识别功能，并实现发票在线查验真伪功能。

商旅平台

1、支持多服务供应商的商旅平台。

2、打通并支持多商旅服务供应商接口服务。

支持现行主流商旅服务供应商，如：携程、差旅一号、同程旅行等。

3、差旅出行政策控制，实现费用事前控制。

针对所有员工职位、出差地区、差旅标准进行差旅事前控制。

4、支持移动化差旅预订服务及消费报告分析。

5、差旅费用（航空公司、酒店住宿类）差异化价格优势。

6、支持航空订单、酒店住宿、火车订票移动在线预订业务。

7、支持多维度费用分析、价格变动分析、消费行为分析。

8、差旅预订政策控制。

• 折扣控制

• 舱位控制

• 最低价格浮动控制

• 提前预定天数控制

• 座位等级控制

• 酒店星级控制

集中支付

• 主要功能

集中支付：共享中心进行集中进行款项支付。

业务查询：签约余额和明细查询；

资金划转：集团内部转账、对外支付；

资金归集：分为集团公司主动发起和银行发起两种模式，归集方式有全额划转、

按比例划转、固定金额划转、留存额度划转等。

• 特点

1. 实时反映账户资金变化状况，便于企业财务监控和决策；

2. 通过企业与银行互动联接，实现资金划转和归集，提高资金利用效率；

3. 减少财务人员手工操作环节和工作量，降低差错率，提高工作效率；

四、关键业务流程

销流程

借款/预付款流程

报销冲借款流程

合同付款流程